এনজিও ও সমিতি পরিচালনার নিয়ম ও বার্ষিক রিপোর্ট

বাংলাদেশে এনজিও বা সমিতি পরিচালনা শুধু সামাজিক কাজ চালানো বা সদস্যদের সভা করার মধ্যে সীমাবদ্ধ নয়। নিবন্ধনের ধরন, অর্থের উৎস, কার্যক্রমের প্রকৃতি এবং নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের ওপর নির্ভর করে হিসাবরক্ষণ, নিরীক্ষা, সাধারণ সভা, নির্বাহী কমিটির সিদ্ধান্ত ও বার্ষিক প্রতিবেদন দাখিলের নিয়ম ভিন্ন হতে পারে। তাই একই নিয়ম সব এনজিও বা সমিতির জন্য প্রযোজ্য ধরে নেওয়া ঝুঁকিপূর্ণ।

২০২৬ সালে বৈদেশিক অনুদানসংক্রান্ত আইনে গুরুত্বপূর্ণ পরিবর্তন এসেছে। ২০১৬ সালের বৈদেশিক অনুদান (স্বেচ্ছাসেবামূলক কার্যক্রম) রেগুলেশন আইনকে এখন বৈদেশিক অনুদান (স্বেচ্ছাসেবামূলক কার্যক্রম) রেগুলেশন (সংশোধন) আইন, ২০২৬ (২০২৬ সনের ৫৪ নং আইন) এর সংশোধনসহ পড়তে হয়। অন্যদিকে সমবায় সমিতির ক্ষেত্রে সমবায় সমিতি আইন, ২০০১ এবং সমবায় সমিতি বিধিমালা, ২০০৪-এর পরবর্তী সংশোধনগুলোও বিবেচনায় রাখতে হয়। ১৮৬০ সালের আইনে নিবন্ধিত সোসাইটি এবং সমাজসেবা অধিদপ্তরে নিবন্ধিত স্বেচ্ছাসেবী সংস্থার জন্যও পৃথক দাখিল ও প্রতিবেদনসংক্রান্ত বিধান রয়েছে।

কার্যকর ব্যবস্থাপনার প্রথম ধাপ হলো প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন পরিচয় পরিষ্কারভাবে নির্ধারণ করা। প্রতিষ্ঠানটি কোন কর্তৃপক্ষের কাছে নিবন্ধিত, অতিরিক্ত কোনো সনদ বা অনুমোদন রয়েছে কি না এবং বৈদেশিক অনুদান বা ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম পরিচালিত হয় কি না তা যাচাই করে বছরের নিরীক্ষা, সভা, নবায়ন ও প্রতিবেদন দাখিলের সময়সূচি তৈরি করা উচিত।

• গুরুত্বপূর্ণ তথ্য: এই নিবন্ধটি সাধারণ তথ্য দেওয়ার উদ্দেশ্যে প্রস্তুত করা হয়েছে। কোনো নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন, বৈদেশিক অনুদান, ক্ষুদ্রঋণ, নিরীক্ষা বা প্রতিবেদন দাখিলের সিদ্ধান্ত নেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের সর্বশেষ আইন, বিধি, প্রজ্ঞাপন ও নির্দেশনা যাচাই করা উচিত। প্রয়োজন হলে যোগ্য আইনজীবী বা হিসাব পেশাজীবীর পরামর্শ নেওয়া যেতে পারে।

প্রথমে বুঝুন আপনার প্রতিষ্ঠান কোন আইনের অধীনে

“সমিতি” নাম থাকলেই প্রতিষ্ঠানটি সমবায় সমিতি নয়। কোনো প্রতিষ্ঠান সমবায় অধিদপ্তরে নিবন্ধিত হতে পারে, আবার কোনো সংগঠন ১৮৬০ সালের সোসাইটিজ রেজিস্ট্রেশন আইনের অধীনে থাকতে পারে। সমাজকল্যাণমূলক স্বেচ্ছাসেবী সংস্থা সমাজসেবা অধিদপ্তরের আওতায় নিবন্ধিত হতে পারে। বৈদেশিক অনুদান নিয়ে স্বেচ্ছাসেবামূলক কাজ করলে এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর আইন প্রযোজ্য হতে পারে, আর ক্ষুদ্রঋণ থাকলে ক্ষুদ্রঋণ নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের বিধানও গুরুত্বপূর্ণ।

এনজিও পরিচালনায় মৌলিক শাসনব্যবস্থা

প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত গঠনতন্ত্র এবং প্রযোজ্য আইন অনুসারে সাধারণ পরিষদ ও নির্বাহী কমিটির দায়িত্ব ও ক্ষমতা নির্ধারণ করা উচিত। নির্ধারিত সময়ে সভা করে উপস্থিতি, আলোচ্যসূচি, গৃহীত সিদ্ধান্ত ও অনুমোদনের কার্যবিবরণী সংরক্ষণ করতে হবে। ব্যাংক হিসাব, নগদ বই, সাধারণ খতিয়ান, ভাউচার, বিল, ক্রয় নথি, সম্পদ তালিকা এবং প্রকল্পভিত্তিক ব্যয়ের নথি নিয়মিত হালনাগাদ রাখলে নিরীক্ষা ও বার্ষিক প্রতিবেদন প্রস্তুত করা সহজ হয়।

বৈদেশিক অনুদান গ্রহণকারী এনজিওর বর্তমান গুরুত্বপূর্ণ নিয়ম

২০২৬ সালের সংশোধনের পর বর্তমান আইনে কোনো এনজিও কর্তৃক বছরে ৫০ লাখ টাকা পর্যন্ত বৈদেশিক অনুদান গ্রহণের ক্ষেত্রে অনুমোদন না লাগার বিধান রয়েছে। তবে এই ছাড়কে নিবন্ধন, হিসাব সংরক্ষণ, নিরীক্ষা, তথ্য দাখিল বা অন্য প্রযোজ্য বাধ্যবাধকতা থেকে সামগ্রিক অব্যাহতি হিসেবে বিবেচনা করা উচিত নয়। অর্থ গ্রহণ বা ব্যবহারের আগে প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন অবস্থা এবং সংশ্লিষ্ট আইন, বিধি ও সর্বশেষ সরকারি নির্দেশনা মিলিয়ে দেখা উচিত।

এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর বর্তমান অনলাইন নির্দেশনায় নিবন্ধনের মেয়াদ সাধারণভাবে ১০ বছর এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার ছয় মাস আগে নবায়নের আবেদন করার কথা বলা হয়েছে। একই নির্দেশনায় ব্যুরোর তালিকাভুক্ত চার্টার্ড অ্যাকাউন্ট্যান্ট ফার্ম দিয়ে হিসাব নিরীক্ষা এবং নিরীক্ষা প্রতিবেদন ও বার্ষিক প্রতিবেদন তিন মাসের মধ্যে দাখিলের বিধান উল্লেখ রয়েছে। তবে ব্যুরোর অনলাইন নির্দেশনার কিছু অংশে এখনো পূর্বানুমোদনসংক্রান্ত পুরোনো ভাষা রয়েছে। তাই ৫০ লাখ টাকা পর্যন্ত বৈদেশিক অনুদানের বিষয়ে ২০২৬ সালের সংশোধিত আইনের বর্তমান বিধানকেও বিবেচনায় নিতে হবে।

সমবায় সমিতি পরিচালনার বার্ষিক বাধ্যবাধকতা

সমবায় সমিতি আইন, ২০০১ অনুযায়ী প্রত্যেক সমবায় সমিতির হিসাব প্রতি সমবায় বর্ষে অন্তত একবার নিরীক্ষার বিধান রয়েছে। নিরীক্ষা কাজ সম্পন্ন হওয়ার পর ৬০ দিনের মধ্যে বার্ষিক সাধারণ সভা করার বিধান রয়েছে এবং আইনসম্মত কারণে নিবন্ধক নির্ধারিত সময় আরও সর্বোচ্চ ৬০ দিন বাড়াতে পারেন। সভায় আগের সভার কার্যবিবরণী, ব্যবস্থাপনা কমিটির বার্ষিক কার্যক্রম, বার্ষিক হিসাব, নিরীক্ষা প্রতিবেদন, উদ্বৃত্ত বা ঘাটতি এবং পরবর্তী বছরের পরিকল্পনাসহ প্রযোজ্য বিষয়গুলো পর্যালোচনা করা উচিত।

সোসাইটি ও সমাজসেবা নিবন্ধিত সংস্থার রিপোর্টিং

১৮৬০ সালের সোসাইটিজ রেজিস্ট্রেশন আইনের অধীনে নিবন্ধিত সোসাইটির ব্যবস্থাপনা পরিষদের বার্ষিক তালিকা সাধারণ সভার ১৪ দিনের মধ্যে নিবন্ধকের কাছে দাখিল করতে হয়। গঠনতন্ত্রে বার্ষিক সাধারণ সভার বিধান না থাকলে জানুয়ারি মাসে তালিকা দাখিলের নির্দেশনা রয়েছে। অন্যদিকে স্বেচ্ছাসেবী সমাজকল্যাণ সংস্থা নিবন্ধন ও নিয়ন্ত্রণ অধ্যাদেশ, ১৯৬১-এর অধীনে নিবন্ধিত সংস্থার বার্ষিক প্রতিবেদন ও নিরীক্ষিত হিসাব দাখিলের বাধ্যবাধকতা রয়েছে।

ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম থাকলে অতিরিক্ত নিয়ম

কোনো এনজিও বা সংস্থা ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম পরিচালনা করলে সাধারণ নিবন্ধনের পাশাপাশি ক্ষুদ্রঋণ নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের আইন ও প্রযোজ্য লাইসেন্সসংক্রান্ত বিধানও বিবেচনা করতে হয়। তাই ক্ষুদ্রঋণ কার্যক্রম শুরু বা সম্প্রসারণের আগে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে কর্তৃপক্ষের লাইসেন্স বা অন্য কোনো অনুমোদন প্রয়োজন কি না এবং কী ধরনের তথ্য দাখিল করতে হবে তা বর্তমান বিধান অনুযায়ী যাচাই করা উচিত।

একটি ভালো বার্ষিক রিপোর্টে কী কী থাকবে

বার্ষিক প্রতিবেদনকে শুধু সাফল্যের গল্পের বই বানানো উচিত নয়। প্রতিষ্ঠানের পরিচিতি, নিবন্ধন নম্বর, লক্ষ্য, কার্য এলাকা ও পরিচালনা কাঠামোর পর বছরের প্রধান কর্মসূচি, উপকারভোগীর সংখ্যা, বাস্তবায়িত কাজ, অর্জিত ফলাফল এবং অসম্পূর্ণ কাজের কারণ লিখুন। এরপর আয়-ব্যয়ের সংক্ষিপ্তসার, অনুদানের উৎস, প্রকল্পভিত্তিক ব্যয়, নিরীক্ষার অবস্থা, সম্পদের তথ্য এবং গুরুত্বপূর্ণ আর্থিক নোট দিন। নির্বাহী কমিটির সভা, সাধারণ সভা, ঝুঁকি, অভিযোগ নিষ্পত্তি ও পরবর্তী বছরের পরিকল্পনাও সংক্ষেপে রাখা যায়।

বার্ষিক রিপোর্ট তৈরির কার্যকর সময়সূচি

প্রতি মাসে ব্যাংক সমন্বয়, ভাউচার যাচাই ও প্রকল্প ব্যয় মিলিয়ে রাখুন। প্রতি তিন মাসে কর্মসূচির অগ্রগতি ও বাজেট তুলনা করুন। বছর শেষে সম্পদ, পাওনা-দেনা, অব্যবহৃত প্রকল্প অর্থ এবং দাতা বা সদস্যভিত্তিক হিসাব যাচাই করুন। নিরীক্ষিত হিসাবের সংখ্যার সঙ্গে বার্ষিক প্রতিবেদনের আর্থিক অংশ মিলিয়ে শেষে একটি “দাখিল তালিকা” তৈরি করুন কোন কর্তৃপক্ষের কাছে কী নথি, কার স্বাক্ষর এবং কোন তারিখের মধ্যে জমা দিতে হবে।

বার্ষিক রিপোর্টে যেসব ভুল এড়ানো উচিত

সাধারণ ভুলের মধ্যে আছে হিসাব ও কার্যক্রমের তথ্য না মেলা, অনুমোদনবিহীন কমিটি দিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া, অসম্পূর্ণ কার্যবিবরণী, প্রকল্পের অর্থ অন্য খাতে দেখানো এবং সময়মতো নিরীক্ষা না করা। বিভিন্ন দপ্তরে ভিন্ন সদস্যতালিকা বা ভিন্ন ঠিকানা থাকলেও নবায়নে সমস্যা হতে পারে। প্রতিবেদনকে শুধু প্রচারণা নয়, আইনগত নথি ও জবাবদিহির দলিল হিসেবে দেখা বেশি কার্যকর।

প্রশ্নোত্তর

১. এনজিও ও সমিতির জন্য কি একই বার্ষিক রিপোর্টের নিয়ম প্রযোজ্য?

না। নিবন্ধনের আইন ও কর্তৃপক্ষ ভেদে বার্ষিক দাখিলের নিয়ম পরিবর্তিত হয়। সমবায় সমিতির নিরীক্ষা ও সাধারণ সভার সময়সীমা সমবায় আইনে নির্ধারিত, ১৮৬০ সালের আইনে নিবন্ধিত সোসাইটির ব্যবস্থাপনা পরিষদের বার্ষিক তালিকা যৌথমূলধন কোম্পানি ও ফার্মসমূহের পরিদপ্তরে দাখিল করতে হয় এবং সমাজসেবা অধিদপ্তরে নিবন্ধিত স্বেচ্ছাসেবী সংস্থার বার্ষিক প্রতিবেদন ও নিরীক্ষিত হিসাব দাখিলের বাধ্যবাধকতা রয়েছে। বৈদেশিক অনুদান গ্রহণকারী প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর প্রযোজ্য বিধানও বিবেচনা করতে হয়।

২. বার্ষিক রিপোর্ট ও অডিট রিপোর্ট কি একই জিনিস?

না। বার্ষিক প্রতিবেদন প্রতিষ্ঠানের কাজ, ফলাফল, ব্যবস্থাপনা, আর্থিক সারসংক্ষেপ ও ভবিষ্যৎ পরিকল্পনার সামগ্রিক বিবরণ। নিরীক্ষা প্রতিবেদন মূলত হিসাব ও আর্থিক বিবরণীর স্বাধীন যাচাই। বার্ষিক প্রতিবেদনে নিরীক্ষিত আর্থিক তথ্যের সারাংশ থাকতে পারে, কিন্তু সেটি পূর্ণ নিরীক্ষা প্রতিবেদনের বিকল্প নয়।

৩. বিদেশি অনুদান পেলেই কি এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর অনুমোদন লাগবে?

২০২৬ সালের সংশোধিত আইনে কোনো এনজিও কর্তৃক বছরে ৫০ লাখ টাকা পর্যন্ত বৈদেশিক অনুদান গ্রহণের ক্ষেত্রে অনুমোদন না লাগার বিধান রয়েছে। তবে এই বিধানকে নিবন্ধন, হিসাব সংরক্ষণ, নিরীক্ষা, তথ্য দাখিল বা অন্যান্য প্রযোজ্য শর্ত থেকে সামগ্রিক অব্যাহতি হিসেবে ধরা উচিত নয়। বৈদেশিক অনুদান গ্রহণ বা ব্যবহারের আগে সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নিবন্ধন অবস্থা এবং সর্বশেষ আইন ও সরকারি নির্দেশনা যাচাই করা উচিত।

৪. এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর নিবন্ধন কতদিন কার্যকর থাকে?

এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর বর্তমান অনলাইন নির্দেশনা অনুযায়ী, অন্য কোনো কারণে নিবন্ধন বাতিল না হলে নিবন্ধন সাধারণভাবে ১০ বছরের জন্য বলবৎ থাকে এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার ছয় মাস আগে নবায়নের আবেদন করতে হয়। দেশীয় এনজিওর নবায়ন আবেদনের নির্দেশনায় বিগত ১০ বছরের নিরীক্ষা প্রতিবেদন ও বার্ষিক প্রতিবেদনের সত্যায়িত অনুলিপিসহ নির্ধারিত অন্যান্য কাগজপত্র চাওয়া হয়েছে।

৫. সমবায় সমিতির বার্ষিক সাধারণ সভা কখন করতে হয়?

সমবায় সমিতি আইন অনুযায়ী নিরীক্ষা কাজ শেষ হওয়ার ৬০ দিনের মধ্যে বার্ষিক সাধারণ সভা করার সাধারণ নিয়ম রয়েছে। যথার্থ কারণ থাকলে নিবন্ধকের অনুমোদনে সময় বাড়তে পারে। তাই নিরীক্ষা দেরি হলে সাধারণ সভা ও পরবর্তী প্রশাসনিক কাজও পিছিয়ে যেতে পারে।

৬. হিসাবরক্ষণে কোন নথিগুলো অবশ্যই রাখা উচিত?

ব্যাংক বিবরণী, নগদ বই, সাধারণ খতিয়ান, ভাউচার, বিল, রসিদ, ক্রয় নথি, সম্পদ নিবন্ধন, বেতন নথি, প্রকল্পভিত্তিক ব্যয় এবং অনুমোদনের কার্যবিবরণী নিয়মিত সংরক্ষণ করা উচিত। নিরাপদ ডিজিটাল কপি রাখা ভালো, তবে আইনগতভাবে প্রয়োজনীয় মূল নথিও সংরক্ষণ করতে হবে।

৭. নির্বাহী কমিটি পরিবর্তন হলে কী করতে হবে?

প্রথমে প্রতিষ্ঠানের অনুমোদিত গঠনতন্ত্র অনুযায়ী সভা, নির্বাচন বা মনোনয়নের প্রক্রিয়া সম্পন্ন করতে হবে। এরপর যে নিবন্ধন কর্তৃপক্ষের নিয়ম অনুযায়ী কমিটি পরিবর্তনের তথ্য দাখিল করা আবশ্যক, সেখানে কার্যবিবরণী, হালনাগাদ সদস্যতালিকা এবং প্রয়োজনীয় কাগজপত্র জমা দিতে হবে। এনজিও বিষয়ক ব্যুরোর নিবন্ধিত প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে অনুমোদিত নির্বাহী কমিটি, গঠনতন্ত্র বা ঠিকানায় পরিবর্তন হলে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষকে অবহিত করার নির্দেশনা রয়েছে।

৮. বার্ষিক রিপোর্টে শুধু সাফল্য দেখানো কি যথেষ্ট?

না। বিশ্বাসযোগ্য প্রতিবেদনে অর্জনের পাশাপাশি সীমাবদ্ধতা, অসম্পূর্ণ লক্ষ্য, ব্যয়ের পার্থক্য এবং শেখা বিষয়ও তুলে ধরা উচিত। এতে সদস্য, দাতা, নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষ ও উপকারভোগীরা বাস্তব অবস্থা বুঝতে পারেন। অতিরঞ্জিত সংখ্যা বা প্রমাণহীন দাবি ভবিষ্যৎ নিরীক্ষায় সমস্যা তৈরি করতে পারে।

৯. একটি সংস্থা একাধিক কর্তৃপক্ষের অধীনে থাকলে কীভাবে রিপোর্ট করবে?

প্রতিটি নিবন্ধন ও সনদের আলাদা তালিকা তৈরি করুন। তারপর কোন কর্তৃপক্ষ কোন নথি চায়, সময়সীমা কী এবং কোন ফরম ব্যবহার হবে তা নির্ধারণ করুন। মূল হিসাব ও কার্যক্রমের তথ্য এক রাখুন, কিন্তু প্রত্যেক কর্তৃপক্ষের নির্ধারিত কাঠামো অনুযায়ী আলাদা দাখিল প্রস্তুত করুন।

১০. বার্ষিক রিপোর্ট জমা দেওয়ার আগে শেষবার কী যাচাই করা উচিত?

নিবন্ধন নম্বর, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা, বর্তমান কমিটির তালিকা, সভার অনুমোদন, আয়-ব্যয়ের সংখ্যা, ব্যাংক হিসাব, অনুদান, নিরীক্ষিত আর্থিক বিবরণী এবং উপকারভোগীর তথ্য মিলিয়ে দেখুন। এরপর প্রয়োজনীয় স্বাক্ষর আছে কি না এবং সঠিক কর্তৃপক্ষের নির্ধারিত সময়সীমা অনুসরণ হচ্ছে কি না যাচাই করুন।

উপসংহার

এনজিও ও সমিতি পরিচালনার মূল ভিত্তি হলো সঠিক নিবন্ধন, নিয়মিত সভা, স্বচ্ছ হিসাব, সময়মতো নিরীক্ষা এবং প্রমাণভিত্তিক বার্ষিক প্রতিবেদন। ২০২৬ সালের আইনগত পরিবর্তনের পর বিশেষ করে বৈদেশিক অনুদানের ক্ষেত্রে পুরোনো ধারণার ওপর নির্ভর না করে সর্বশেষ আইন ও সরকারি নির্দেশনা যাচাই করা জরুরি। একটি বার্ষিক আনুগত্য ক্যালেন্ডার তৈরি করে রাখলে নবায়ন, নিরীক্ষা ও প্রতিবেদন দাখিল অনেক বেশি নিয়মতান্ত্রিক হয়।

সরকারি তথ্যসূত্র

এই নিবন্ধনের তথ্য প্রস্তুতের ক্ষেত্রে বাংলাদেশের আইনভান্ডার, এনজিও বিষয়ক ব্যুরো, সমবায় অধিদপ্তর, যৌথমূলধন কোম্পানি ও ফার্মসমূহের পরিদপ্তর, সমাজসেবা অধিদপ্তর এবং ক্ষুদ্রঋণ নিয়ন্ত্রক কর্তৃপক্ষের প্রকাশিত আইন ও নির্দেশনা বিবেচনা করা হয়েছে। আইন, বিধি ও প্রশাসনিক নির্দেশনা পরিবর্তিত হতে পারে বলে কোনো আনুষ্ঠানিক পদক্ষেপ নেওয়ার আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের সর্বশেষ প্রকাশনা যাচাই করা উচিত।